So erstellen Sie eine Excel-Tabelle „Nur lesen“ für andere Personen

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Normalerweise, wenn Sie eine Excel-Tabelle mit jemandem teilen, ist diese Person in der Lage, die Tabelle frei zu bearbeiten. In einigen Fällen möchten Sie vielleicht jemandem eine Tabellenkalkulation mit Daten schicken, aber Sie möchten auch sicherstellen, dass er sie nicht versehentlich oder absichtlich bearbeitet, damit die Zahlen korrekt bleiben. Sie können dies tun, indem Sie die Kalkulationstabelle nur in Excel lesen lassen oder sie von Excel in ein anderes Format konvertieren, z.B. eine PDF-Datei oder sogar eine Website. Ähnliche Optionen sind für andere gängige Office-Software verfügbar, einschließlich Microsoft Word.

Excel- und Read Only-Tabellenblätter

Sie können Excel eine Tabellenkalkulation im Nur-Lese-Format für andere erstellen lassen, so dass die Benutzer ihren Inhalt lesen, aber nicht bearbeiten können, oder Sie können andere Inhaltsbeschränkungen durchsetzen.

Klicken Sie dazu im Ribbon-Menü auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Info“. Klicken Sie dann auf „Dokument schützen“ und wählen Sie eine der angebotenen Optionen. Wenn Sie auf „Always Open Read Only“ klicken, wird sichergestellt, dass das Dokument immer geöffnet ist, so dass die Benutzer es nicht ändern können; wenn Sie auf „Restrict Access“ klicken, können Sie andere Optionen auswählen, um zu steuern, ob Personen die Datei bearbeiten oder drucken können oder nicht.

Sobald Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Ja, Durchsetzung des Schutzes starten“ und wählen Sie, ob Sie die Bearbeitung und alle anderen Optionen einschränken möchten, wie z.B. das Drucken auf bestimmte Windows-Benutzer oder Microsoft-Konten oder ob Sie ein Passwort zum Bearbeiten der Datei benötigen. Denken Sie daran, dass es möglich sein kann, Daten aus der Kalkulationstabelle in eine andere Kalkulationstabelle oder Datei zu kopieren und sie dann dort zu bearbeiten, wenn sie dies wünschen.

Excel

Schützen einer Arbeitsmappe oder eines Arbeitsblattes

Verwenden Sie die Excel-Schutzarbeitsmappe oder die Funktion _Protect Arbeitsblatt_s, um detailliertere Steuerelemente für eine Kalkulationstabelle oder nur für Teile der Kalkulationstabelle festzulegen. Eine Arbeitsmappe ist ein anderer Name für eine Excel-Tabellenkalkulationsdatei, während ein Arbeitsblatt eine individuelle Registerkarte mit Tabellenkalkulationsdaten innerhalb der Datei ist.

Um diese Funktionen zu nutzen, klicken Sie im Ribbon-Menü auf die Registerkarte „Datei“, dann auf „Info“ und „Arbeitsmappe schützen“. Klicken Sie auf „Aktuelles Blatt schützen“, um die Bearbeitung auf der aktuell geöffneten Registerkarte des Arbeitsblattes einzuschränken, oder auf „Arbeitsmappenstruktur schützen“ für Einstellungen, die für die gesamte Datei gelten. Im Allgemeinen müssen Sie ein Passwort festlegen, das eingegeben werden muss, um Änderungen an dieser Datei vorzunehmen. Speichern Sie das Passwort oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf, z.B. in einem sicheren Passwortmanagerprogramm.

Verwenden Sie Word Read Only Funktionen

Microsoft Word und andere Teile von Microsoft Office verfügen über ähnliche Tools, mit denen Dateien nur lesend oder anderweitig eingeschränkt werden können.

Klicken Sie wie in Excel auf die Registerkarte „Datei“ im Ribbon-Menü, klicken Sie auf „Info“ und dann auf „Dokument schützen“, um festzulegen, wer Ihr Word-Dokument bearbeiten darf. Die Optionen sind ähnlich wie in Excel, und es gibt auch eine Funktion „Bearbeitung einschränken“, mit der Sie bestimmte Arten der Bearbeitung festlegen können, die erlaubt sind und nicht erlaubt sind. Sie können sogar die Formatierungsstile einschränken, die im Dokument verwendet werden können.

Nachdem Sie die gewünschten Einschränkungen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Ja, Durchsetzung des Schutzes starten“ und verteilen Sie das Dokument.

Umwandlung in eine PDF-Datei

Eine weitere Möglichkeit, eine Kalkulationstabelle, ein Word-Dokument oder eine andere Datei zu schützen, besteht darin, sie als PDF-Datei auszugeben.

  • Viele Programme – darunter Adobe Reader und die meisten modernen Webbrowser – können PDFs öffnen, aber die Programme können die PDFs nicht bearbeiten. Obwohl PDF-Bearbeitungssoftware allgemein verfügbar ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass jemand versehentlich ein PDF bearbeitet, als dass er versehentlich Änderungen vornimmt, während er durch eine Kalkulationstabelle oder ein Word-Dokument scrollt.
  • Um ein PDF zu erzeugen, verwenden Sie den Druckdialog auf einem Windows- oder MacOS-Computer. Sie können die Ausgabe als PDF speichern und mit E-Mail oder einem anderen Messaging-Tool verteilen.
  • Ein Nachteil der Verwendung von PDF zu diesem Zweck ist, dass es schwieriger sein kann, die Daten auszuwählen und mit ihnen zu arbeiten, wenn jemand die Daten in eine neue Tabellenkalkulationsdatei kopieren möchte oder ein Programm die Daten automatisch verarbeiten lässt, um Berechnungen durchzuführen.

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